Chính sách quyền riêng tư

1. Đơn vị vận hành và phạm vi áp dụng

ChatX do Đội ngũ ChatX chịu trách nhiệm vận hành. Chính sách này áp dụng cho website chatx.vn, ứng dụng app.chatx.vn, ứng dụng trên Meta có tên Chat AI và các tính năng ChatX có liên kết đến chính sách này. Email liên hệ về quyền riêng tư và yêu cầu xóa dữ liệu là long@chatx.vn.

ChatX giúp người dùng xây dựng chatbot và AI Agent, quản lý hội thoại, hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng. Khi một doanh nghiệp sử dụng ChatX để tương tác với khách hàng của mình, doanh nghiệp đó quyết định mục đích và nội dung tương tác; ChatX xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ theo cấu hình và chỉ dẫn của doanh nghiệp. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với ChatX về dữ liệu của mình ngay cả khi không có tài khoản ChatX.

2. Dữ liệu được thu thập và xử lý

Loại dữ liệu được xử lý phụ thuộc vào tính năng bạn sử dụng, nội dung bạn cung cấp và quyền truy cập bạn cấp:

• Thông tin tài khoản và liên hệ: tên, email, số điện thoại và thông tin bạn cung cấp khi đăng ký, gửi biểu mẫu hoặc yêu cầu hỗ trợ.
• Kết nối Facebook: ID, tên và ảnh đại diện của Trang; thông tin tài khoản được Meta cho phép cung cấp; mã truy cập và thông tin quyền cần thiết để duy trì kết nối với Trang bạn chọn.
• Tin nhắn và bình luận: nội dung tin nhắn đến/đi, phản hồi của chatbot hoặc nhân viên, bình luận và thông tin bài viết liên quan khi bật tính năng tương ứng; ID tin nhắn, ID người gửi, tên, ảnh đại diện được cung cấp, thời điểm gửi và trạng thái gửi/đọc.
• Tệp và nội dung do người dùng gửi: ảnh, âm thanh, video, tài liệu, liên kết tệp và dữ liệu vị trí nếu người dùng chủ động gửi trong hội thoại; tài liệu và nội dung được tải lên làm nguồn kiến thức cho chatbot.
• Dữ liệu vận hành: lịch sử hội thoại, cấu hình chatbot, thông tin mô hình AI, mức sử dụng, thời gian xử lý, lỗi và nhật ký kỹ thuật cần thiết để vận hành, hỗ trợ và bảo vệ dịch vụ.

Việc kết nối Facebook không tự động cho phép ChatX truy cập toàn bộ dữ liệu tài khoản của bạn. Phạm vi truy cập phụ thuộc vào quyền được Meta cấp và Trang bạn cho phép kết nối. Thông tin liên hệ như email hoặc số điện thoại của khách hàng chỉ được xử lý khi được cung cấp trong hội thoại, biểu mẫu hoặc nguồn dữ liệu bạn kết nối.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

• Tạo và quản lý tài khoản, xác định người dùng và duy trì các kết nối được cấp quyền.
• Đồng bộ, hiển thị và quản lý hội thoại; nhận và gửi phản hồi trên Trang Facebook theo cấu hình của bạn.
• Xử lý bình luận và thông tin bài viết liên quan khi bạn sử dụng tính năng đó.
• Cung cấp ngữ cảnh cho chatbot, tìm kiếm thông tin trong tài liệu và tạo câu trả lời AI.
• Tiếp nhận yêu cầu liên hệ, hỗ trợ sử dụng, theo dõi mức sử dụng và xử lý sự cố.
• Bảo vệ hệ thống, phát hiện hành vi lạm dụng và thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật.

Dữ liệu nhận từ Meta chỉ được xử lý cho các mục đích được mô tả trong chính sách này, trong phạm vi được cấp quyền và phù hợp với điều khoản của Meta. ChatX không bán hoặc cấp phép kinh doanh dữ liệu nhận từ Meta.

4. Xử lý AI và chia sẻ dữ liệu

Khi sử dụng tính năng AI, nội dung tin nhắn, ngữ cảnh hội thoại, ảnh và nội dung tài liệu cần thiết được chuyển tới hệ thống xử lý AI tại app.aihive.global và mô hình được cấu hình cho chatbot để phân tích nội dung và tạo phản hồi. Việc xử lý này có thể bao gồm trích xuất nội dung tài liệu và tìm kiếm các đoạn thông tin liên quan. Luồng dữ liệu phụ thuộc vào mô hình và các tích hợp đang được sử dụng.

ChatX chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần thiết với các hệ thống cung cấp chức năng AI, lưu trữ, vận hành và hỗ trợ dịch vụ. Ví dụ, thông tin email và số điện thoại gửi qua biểu mẫu đăng ký liên hệ ở chân trang được chuyển tới kênh Lark của đội ngũ ChatX để tiếp nhận và phản hồi. Bạn có thể liên hệ chúng tôi để được giải thích về việc xử lý dữ liệu liên quan đến tài khoản hoặc chatbot của mình.

Dữ liệu hội thoại được hiển thị cho những thành viên được cấp quyền trong không gian làm việc của doanh nghiệp sử dụng ChatX. Khi bạn bật tích hợp với hệ thống khác, dữ liệu cần thiết được chuyển theo chức năng và cấu hình của tích hợp đó. ChatX cũng có thể cung cấp dữ liệu khi người dùng yêu cầu hoặc khi pháp luật yêu cầu.

Các nền tảng nhận dữ liệu có chính sách và điều kiện xử lý riêng. Tùy cấu hình dịch vụ, dữ liệu có thể được xử lý ngoài Việt Nam. Chính sách này không thay thế chính sách quyền riêng tư của Meta hoặc chính sách của nền tảng khác mà bạn sử dụng.

5. Thời gian lưu giữ

ChatX lưu dữ liệu trong khoảng thời gian cần thiết để cung cấp tính năng bạn sử dụng, duy trì lịch sử hội thoại, giải quyết yêu cầu hỗ trợ và thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Thời gian lưu phụ thuộc vào loại dữ liệu, mục đích xử lý, cấu hình dịch vụ và thời gian duy trì tài khoản hoặc kết nối.

Dữ liệu nhận từ Meta được xóa khi không còn cần thiết cho mục đích được phép, khi người dùng hoặc Meta yêu cầu, khi tài khoản bị chấm dứt hoặc khi pháp luật yêu cầu, trừ trường hợp pháp luật bắt buộc lưu giữ. Mã truy cập không còn cần thiết khi chấm dứt kết nối thuộc phạm vi dữ liệu cần được loại bỏ.

6. Bảo vệ dữ liệu

ChatX giới hạn việc sử dụng dữ liệu theo nhu cầu cung cấp dịch vụ và quyền truy cập của từng tài khoản. Người quản trị không gian làm việc có trách nhiệm cấp quyền phù hợp cho thành viên và bảo vệ thông tin đăng nhập, mã truy cập và cấu hình tích hợp. Không có hệ thống truyền hoặc lưu trữ dữ liệu nào bảo đảm an toàn tuyệt đối. Nếu nghi ngờ dữ liệu hoặc tài khoản bị truy cập trái phép, hãy liên hệ long@chatx.vn.

7. Quyền của người dùng

Bạn có thể liên hệ ChatX để yêu cầu biết về dữ liệu của mình, truy cập hoặc nhận bản sao, sửa thông tin không chính xác, yêu cầu xóa, rút lại sự cho phép hoặc đề nghị hạn chế việc xử lý theo quyền được pháp luật áp dụng bảo vệ. Các yêu cầu có thể cần được xác minh danh tính hoặc quyền quản lý dữ liệu.

Bạn có thể thu hồi quyền của ứng dụng trong phần cài đặt ứng dụng, trang web hoặc tiện ích tích hợp cho doanh nghiệp trên Facebook. Thu hồi quyền sẽ hạn chế việc truy cập tiếp theo; để yêu cầu xóa dữ liệu đã lưu tại ChatX, hãy thực hiện hướng dẫn dưới đây.

8. Hướng dẫn yêu cầu xóa dữ liệu người dùng

1. Xác định dữ liệu: cung cấp email tài khoản ChatX nếu có; tên hoặc liên kết Trang Facebook/chatbot bạn đã tương tác; thời điểm tương tác gần nhất hoặc thông tin tối thiểu giúp tìm đúng dữ liệu.
2. Nêu phạm vi yêu cầu: xóa dữ liệu Facebook, hội thoại và tệp đính kèm, thông tin liên hệ, kết nối Trang hoặc toàn bộ tài khoản cùng dữ liệu liên quan. Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc mã truy cập.
3. Xác minh: ChatX phản hồi qua email và có thể yêu cầu thông tin bổ sung cần thiết để xác nhận bạn là chủ thể dữ liệu hoặc người có thẩm quyền. Bạn không cần tạo tài khoản mới để gửi yêu cầu.
4. Xử lý và thông báo: đội ngũ tiếp nhận, xác minh và xử lý trong giờ hành chính làm việc; tiến hành xóa kịp thời sau khi xác minh và thông báo kết quả qua email. Nếu cần thêm thông tin hoặc thời gian xử lý, chúng tôi sẽ trao đổi trong cùng yêu cầu. Bạn có thể trả lời email để hỏi trạng thái.

Theo phạm vi đã xác minh, yêu cầu xóa bao gồm dữ liệu tài khoản hoặc hồ sơ liên quan, nội dung và lịch sử hội thoại, tệp đính kèm thuộc quyền quản lý của ChatX, dữ liệu dẫn xuất còn gắn với người dùng và thông tin kết nối không còn cần thiết. ChatX phối hợp với các hệ thống xử lý liên quan để thực hiện yêu cầu trong phạm vi trách nhiệm của mình.

ChatX xác nhận kết quả xóa theo phạm vi dữ liệu đã được xác minh và xử lý, không mặc định rằng mọi hệ thống hoàn tất thao tác xóa tại cùng một thời điểm. Nếu còn dữ liệu hoặc bản sao kỹ thuật thuộc phạm vi yêu cầu trong hệ thống do ChatX hoặc bên xử lý thay mặt ChatX quản lý, chúng tôi sẽ tiếp tục xử lý, thông báo phần còn lại và tiến độ liên quan; không xác nhận đã hoàn tất toàn bộ khi phần dữ liệu này chưa được xử lý. Sự tồn tại của bản sao kỹ thuật không phải căn cứ để trì hoãn việc xóa trái với yêu cầu của pháp luật hoặc Meta.

Nếu pháp luật bắt buộc giữ lại một phần dữ liệu, ChatX giải thích loại dữ liệu, căn cứ và thời gian lưu áp dụng; dữ liệu đó chỉ được sử dụng trong phạm vi nghĩa vụ bắt buộc. ChatX không cam kết có thể phục hồi nội dung sau khi dữ liệu đã được xóa theo yêu cầu. Quy định này không tạo thêm quyền lưu giữ hoặc sử dụng dữ liệu ngoài các mục đích và điều kiện đã nêu trong chính sách.

Việc xóa tại ChatX không xóa tài khoản Facebook, bản gốc tin nhắn hoặc nội dung vẫn được lưu trên Meta hay hệ thống độc lập của bên khác. Yêu cầu xóa dữ liệu đã lưu tại ChatX cũng khác với thao tác ẩn hoặc xóa hội thoại khỏi giao diện. Xóa dữ liệu có thể làm mất lịch sử và khiến tính năng liên quan ngừng hoạt động.

9. Cập nhật chính sách và liên hệ

Chính sách được cập nhật khi cách vận hành dịch vụ hoặc yêu cầu áp dụng thay đổi. Ngày cập nhật được hiển thị đầu trang. Với thay đổi cần thông báo hoặc xin lại sự cho phép theo quy định, ChatX sẽ thực hiện trước khi áp dụng việc xử lý tương ứng.

Đơn vị vận hành: Đội ngũ ChatX.
Email quyền riêng tư, phản ánh và yêu cầu dữ liệu: long@chatx.vn.
Điều kiện sử dụng dịch vụ được trình bày tại Điều khoản dịch vụ.